استراتژی کایزن چیست؟ و چگونه به کسب و کار شما کمک می کند؟
کایزن نقطه اوج دو کلمه ژاپنی است، “kai” به معنای “تغییر” و “zen” به معنای “خوب” . بنابراین، ترجمه تحت اللفظی کایزن تغییر برای خیر است.
کایزن از دیدگاه فلسفی، کایزن ذهنیتی را ترویج می کند که در آن تغییرات تدریجی کوچک در نهایت تاثیر قابل توجهی در طول زمان ایجاد می کند.
کایزن به عنوان یک روش، کایزن با درگیر کردن مدیریت ارشد وکارکنان خط مقدم برای ایجاد تغییرات قابل توجه روزانه، حوزه های خاصی را در یک سازمان بهبود می بخشد، کایزن باور دارد که بهبودهای تدریجی کوچک می تواند نتایج بزرگی به همراه داشته باشد.
سازندگان ژاپنی اولین بار پس از جنگ جهانی دوم کایزن را به عنوان یک فلسفه تجاری حیاتی و بنیادی تأیید کردند.
در دنیای تجارت، کایزن به ذهنیتی اشاره دارد که در آن بهبود مستمر در سازمان از طریق بهبودهای تدریجی قابل توجه، به دست می آید.
فرایند کایزن چیست؟
کایزن یک فلسفه ژاپنی است که به بهبود مستمر و حذف ضایعات و افزونگی برای اطمینان از اثربخشی و کارایی در یک سازمان.
این روش یک فرآیند روزانه است که هدف آن فراتر از بهبود بهره وری است؛ در تصویر بزرگتر، به انسانی سازی محیط کار کمک می کند، به کارکنان می آموزد که چگونه آزمایشات را به طور علمی انجام دهند، ضایعات را پیدا کرده و از بین می برد، و تا حد زیادی کار هوشمندانه را جایگزین کار سخت می کند.
در عصر مدرن، برای رسیدگی به مسائل خاص در کوتاه مدت، معمولاً یک یا دو هفته استفاده می شود. این دوره از اجرای کایزن به عنوان “رویداد کایزن” یا “قطع برق آسا کایزن” نامیده می شود.
شرکت ها از رویدادهای کایزن به عنوان یک رویکرد کوتاه مدت برای کاهش ضایعات و هزینه های تولید استفاده می کنند.
در مقایسه با سایر فعالیت‌های کایزن، که بر روی تغییرات اساسی در یک دوره طولانی تمرکز دارند، رویداد کایزن نقطه شروعی برای بهبود مستمر است که برای ارائه نتایج مورد نظر در یک منطقه تمرکز خاص از طریق بسیاری از تغییرات کوچک طراحی شده است.
چارچوب کایزن شامل پنج اصل مهم است:
مشتری خود را بشناسید:
اصل اول به یافتن علایق و خواسته های مشتری هدف، اعتقاد دارد؛ تا اطمینان حاصل شود که سازمان می تواند برای مشتریان خود ارزش ایجاد کند. درک هرچه دقیق تر مشتری، به ایجاد تجربه بهتر از خرید و پشتیبانی از مشتری، کمک می کند.
اجازه دهید جریان یابد:
این اصل همه افراد سازمان را ملزم می کند که برای یک محیط با ضایعات صفر تلاش کنند. منظور از ضایعات صفر، کاهش ضایعات و اضافات در مواد خام، جابجایی و زمان صرف شده برای انجام یک کار است. کایزن به ایجاد ارزش با کاربردی ترین روش کمک می کند.
Go To Gemba: Gemba به معنای “مکان واقعی” در دنیای تجارت است. به جایی اشاره دارد که کار اجرا می شود یا ارزش ایجاد می شود، مانند طبقه دفتر یا کارخانه. اصول کایزن بر این باور است که دستیابی به کارایی عملیاتی و ارزش از زمانی شروع میشود که وظیفه واقعی تعریف و اجرا شود و نه از بحث در یک اتاق کنفرانس.
توانمندسازی:
همسویی تیم و مدیریت بر روی مجموعه ای از اهداف برای دستیابی به کارایی قدرتمند، ضروری است. بنابراین، تعیین اهداف مرتبط در سراسر سلسله مراتب سازمان، ارائه ابزارها و سیستم‌ها برای اجرای وظایفشان و راه‌اندازی مکانیزم بازخورد، به رسیدن به نتیجه کمک میکند.
شفافیت:
معیارهای ارزیابی عملکرد باید قابل مشاهده و ملموس باشند؛ کایزن رسیدگی به بازخورد و بهبود را آسان‌تر میکند، زیرا معیارها برای همه قابل مشاهده است. شفافیت نه تنها به بازخورد کمک می کند، بلکه باعث می شود کارکنان با انگیزه باقی بمانند
چرخه کایزن برای بهبود مستمر
را می توان با یک چرخه سیستمیک 7 مرحله ای پیاده سازی کرد تا محیطی مبتنی بر بهبود مستمر پیاده شود:
کارمندان را درگیر کنید.
به دنبال مشارکت کارکنان، از جمله درخواست کمک از آنها برای شناسایی مسائل و مشکلات باشید. انجام این کار باعث ایجاد تمایل به تغییر می شود. اغلب، گروه های خاصی از افراد سازماندهی می شود که جمع آوری و انتقال اطلاعات از گروه وسیع تری از کارمندان را انجام دهند.
مشکلات را پیدا کنید.
با استفاده از بازخورد گسترده از همه کارکنان، لیستی از مشکلات و فرصت های بالقوه را جمع آوری کنید. اگر مشکلات زیادی وجود دارد، فهرستی ایجاد کنید.
راه حل ایجاد کنید.
کارمندان را تشویق کنید تا راه حل های خلاقانه ارائه دهند، هر نوع ایده ای تشویق شود. یک راه حل از ایده های ارائه شده انتخاب کنید.
راه حل را را تست کنید.
راه حل برنده انتخاب شده در بالا را با مشارکت همه، اجرا کنید، برنامه های آزمایشی ایجاد کنید یا گام های کوچک دیگری برای آزمایش راه حل بردارید.
نتایج را تجزیه و تحلیل کنید.
اگر نتایج مثبت هستند، راه حل را در سراسر سازمان اتخاذ کنید.
این هفت مرحله باید به طور مداوم تکرار شوند و راه حل های جدید در صورت لزوم آزمایش شوند و لیست جدیدی از مشکلات حل شود.
رویکرد دیگری برای چرخه کایزن وجود دارد، که در چهار مرحله تعریف می شود : برنامه ریزی(plan)، انجام(do)، بررسی(check)، عمل(act) یا PDCA. که به چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز معروف است.
کایزن 5s
Sort / مرتب سازی: حذف موانع و حواس پرتی، محیط را برای کار مساعدتر می کند. کارکنان باید محل کار را به طور کامل اسکن کنند تا به یک محیط کایزن برسند و فقط موارد مورد نیاز حفظ می شود. مرتب سازی یک فرایند پیوسته است و با یک بار انجام آن مرتب سازی نمی شود. مستلزم هماهنگی و نظارت است.
Set in order / ایجاد نظم : برای اطمینان از عدم تلف شدن زمان در محل کار، به طور کلی، بسیار مهم است که ابزار و تجهیزات مورد نیاز را به گونه ای تنظیم کنید که به راحتی در دسترس باشد. توجه به این نکته نیز ضروری است که هر چیزی باید جایی داشته باشد و هر چیزی در سازمان باید در جای خود باشد. این ترتیب دسترسی به ابزار و تجهیزات را سریع می کند.
Shine / درخشش: استفاده مداوم از ماشین‌آلات و زیرساخت‌ها باعث فرسودگی میشود. برای اطمینان از اینکه خرابی کندتر اتفاق بیفتد، ماشین آلات در شرایط بکر قرار دارند و برای کارگران ایمن تر، تمیز کردن و نگهداری منظم محل کار در صورت نیاز ضروری است. کایزن شرایط کاری ماشین آلات و تجهیزات را حفظ می کند و به کارگران کمک می کند از محل کار خود احساس رضایت کنند.
Standardize / استانداردسازی: این بخش از 5S به بهترین شیوه های انتخاب شده توسط سازمان برای منطقه کاری و اطمینان از رعایت آن شیوه ها اشاره دارد. برای حفظ استانداردهای بالا در سراسر عملکردهای سازمان، اطمینان از مرتب بودن اقلام و نوشته شدن استاندارد برای هر فعالیت بسیار مهم است.
Sustain / پایداری: پایداری در این زمینه به نظم و تربیت اشاره دارد. برای اطمینان از اینکه هر اقلام در جای خود قرار می گیرد، به طور منظم تمیز می شود و کارکنان بدون حواس پرتی هستند، بسیار مهم است که کارمندان تا حدی آموزش ببینند که این فعالیت ها به ماهیت دوم آنها تبدیل شود.
مثال ها
مثال شماره 1
شرکت Core Forging سازمانی است که در کارخانه خود نرده های فولادی و سایر اقلام تولید می کند. وزن متوسط هر رنگ از 75 کیلوگرم تا 150 کیلوگرم متغیر است.
کارگران کف باید رنگ را از محل فروشگاه به ماشین آلات ببرند. هر بار که یک رنگ عوض می شود، تا 25 دقیقه طول می کشد.
بنابراین، مدیریت تصمیم به خرید یک لیفتراک گرفت که نه تنها بلند کردن وزنه های سنگین را آسان تر می کند، بلکه هر بار که نیاز به تغییر رنگ است، 20 دقیقه صرفه جویی می کند.
مثال شماره 2
در زمان همه‌گیری کووید-19 ، سیستم مراقبت‌های بهداشتی، با هرج و مرج مطلق در سطح جهانی مختل شد، بخش مراقبت‌های بهداشتی نمایشی نمونه ای از شیوه‌های کایزن را به نمایش گذاشت. همکاری در سطح بین سازمانی برای اطمینان از مراقبت از بیمار، محیط را آرام تر کرد.
سازمان های ارتباطات از راه دور، مراقبت از بیمار، سیستم خانه داری، بنیاد کنترل بیماری و پیشگیری، و بیمارستان لندن سیستمی را تشکیل دادند که دائماً مشکلات را پیدا می کرد و آنها را در سطوح مختلف حل می کرد تا به هجوم رو به رشد بیماران پاسخ دهد.
مزایا
کایزن «ذهنیت» یا تمرین روزانه کارگران ژاپنی است. رویکرد کایزن از طیف گسترده ای از مدل های تجاری و فلسفه های عملیاتی بهره می برد. می تواند فرآیندهای کاری را بهبود بخشد، ضایعات را حذف کند، کیفیت را بهبود بخشد و حاشیه سودآوری شرکت را افزایش دهد. اگرچه این یک راه حل سریع نیست، اما پیاده سازی کایزن می تواند به رشد مداوم و طولانی مدت منجر شود. راه های کایزن می تواند محیط کار و نتایج کلی کسب و کار را بهبود بخشد به طور خلاصه:
کار تیمی را بهبود می بخشد
خلاقیت را تقویت می کند
بهره وری در محل کار را افزایش می دهد
فرهنگ بهبود مستمر را تقویت میکند.
تفکر مردمی را تشویق می کند
یک مزیت رقابتی ارائه می دهد
بهبود مستمر برای محصولات و خدمات را به ارمغان می آورد
سخن آخر:
کایزن را می توان به عنوان یک رویکرد گسترده، مشارکتی و در عین حال ساده برای بهبود مستمر کیفیت و بهره وری، که ریشه در یک فلسفه متمایز و با استفاده از ابزارها و روش های خاص دارد، تعریف کرد.
