6 گام مهم در همکاری بین تیمی
اگر می‌خواهید یک پروژه بزرگ را به تنهایی تکمیل کنید، موفق باشید!!
امروزه، پروژه‌ها به تیم های فعال نیاز دارند؛ ما می دانیم بدون همکاری بین تیمی، هیچ کاری به درستی جلو نمی رود؛ بدون تیم، شما چه کاری میتوانید انجام دهید تا پروژه ها را سریعتر و کارآمدتر انجام دهید؟ خب،احتمالا نمی توانید این کار را انجام دهید.
تیم های طراحی می خواهند از نزدیک با تیم های بازاریابی همکاری کنند، توسعه دهندگان وب باید بدانند که تیم محصول در حال راه اندازی چه چیزی است، رهبران تیم باید بدانند چه کسی روی چه چیزی کار می کند.
رفت و آمد زیاد است، به همین دلیل است که همکاری بین تیمی در محیط کاری امروزی ضروری است. همانطور که استیو جابز می گوید: «کارهای بزرگ در تجارت هرگز توسط یک نفر انجام نمی شود. آنها توسط تیمی از افراد انجام می‌شوند.»
در حالی که همکاری منجر به ایده‌های بهتر، نتایج همسو تر و ذینفعان شادتر می‌شود، هماهنگی آن نیز می‌تواند دشوار باشد، به خصوص زمانی که تعدادی کار و فعالیت مختلف به طور همزمان انجام می شود.
همکاری بین تیمی چیست؟
همکاری بین تیمی که به عنوان همکاری تیمی متقابل نیز شناخته می‌شود، به مجموعه‌ای از گروه‌های مختلف اعم از طراحان، توسعه‌دهندگان، بازاریابان محتوا یا فروشندگان اشاره دارد که همگی به‌طور کارآمد با هم در جهت یک هدف مشترک کار میکنند.
بیشتر پروژه‌ها به چند ورودی خلاق به طور همزمان نیاز دارند، شما فقط با استفاده از تیم بازاریابی خود محصول جدیدی را راه اندازی نمی کنید؛ ساختن یک وب سایت فقط با استفاده از تیم فروش هوشمندانه نیست. در عوض، با گرد هم آوردن مهارت‌ها و استعدادهای هر بخش برای ایجاد یک نتیجه نهایی بهتر و در کل تیم بهتر، موفقیت بیشتری کسب خواهید کرد.
6 گام برای همکاری بین تیمی موثر
مزایای همکاری بین تیمی کاملاً واضح است، اما در واقع برای حمایت از همکاری بهتر در بین تیم ها چه چیزی لازم است؟
1.سعی کنید مسئولیت های تیم را به بهترین نحو ممکن تقسیم کنید
تیم ها واقعاً می خواهند با هم کار کنند، کارمندان فرصت همکاری با یکدیگر، برای تکمیل پروژه ها را با ارزش می دانند.
یک نظرسنجی از دانشگاه کوئینز شارلوت نشان داد که تقریباً 75٪ از کارمندان به همکاری، به عنوان “بخشی بسیار مهم” برای شغل خود اهمیت می دهند. اما اگر فضای شفافی برای کارمندان فراهم نکنید تا بار کاری خود و وظایف سایر کارمندان را درک کنند، با یک مشکل جدی مواجه خواهید شد.
اولین گام در ایجاد یک محیط منسجم و مشارکتی این است که به هر تیم اجازه دهید بداند چه مسئولیتی دارد، در چه چیزی نظر دارد و چه چیزی باید به تیم های دیگر سپرده شود. این به هر بخش اجازه می دهد تا نقش خود را در تصویر بزرگتر درک کند و به آنها احساس کنترل بر مسئولیت های خود می دهد.
برای همکاری بین تیمی موثر، مدیران پروژه باید حجم کاری یا وظایف ناعادلانه در سراسر تیم را تشخیص دهند. در حالی که ممکن است در ابتدا برنامه ریزی کرده باشید که یک کار فقط چند ساعت طول بکشد، اما می تواند به راحتی به یک کار یک هفته ای تبدیل شود؛ برای فردی که این وظیفه را در مقایسه با بقیه انجام می دهد، ممکن است ناعادلانه باشد.
گزارش تخصیص کار اعضای تیم، حجم کار هر یک از کارمندان و اینکه از نظر پیشرفت در کجا هستند را به مدیران پروژه نشان می دهد.
به این ترتیب، اگر یک کار ساده به یک رویداد یک هفته ای تبدیل شود، می توانید نیازهای دیگر را به کارمندانی که توانایی انجام کارهای اضافی را دارند، تخصیص دهید.
2.از ابزارهای خود برای همکاری بین تیمی موثر استفاده کنید
در همکاری بین تیمی، مهم است که از ابزارهای مناسب برای آسان کردن و کارآمد کردن فرآیند همکاری استفاده کنید. به جای تکیه اکید بر تماس های مشترک و زنجیره های ایمیل طولانی، ابزارهایی را انتخاب کنید که به تسهیل همکاری به نحوی که برای همه مفید باشد کمک می کند. چند ابزار ضروری همکاری عبارتند از ابزارهای ارتباطی، ابزارهای همکاری بصری و ابزارهای مدیریت پروژه.
به عنوان مثال، ابزار مدیریت پروژه شما باید شامل نرم افزار چت باشد که می تواند در سراسر سازمان برای ارتباط سریعتر استفاده شود. تیم‌ها نه تنها به فضایی برای مدیریت وظایف پروژه نیاز دارند، بلکه به فضایی نیاز دارند که به آنها امکان می‌دهد سریع با هم ارتباط برقرار کنند، جدول زمانی پروژه را به اشتراک بگذارند و ببینند چه کسی در هر زمان معین روی چه چیزی کار می‌کند.
برخی از نرم افزار های مدیریت پروژه که می توانید از آن ها استفاده کنید:
-
تسکولو
-
همتیک
-
میزتو
چت کار تیمی برای به‌روز نگه‌داشتن بخش‌ها در مورد آنچه اتفاق می‌افتد بسیار مناسب است (شما حتی میتوانید پیام‌ها را به وظایف عملی تبدیل کنید)، در حالی که داشبورد یک نمای کلی از وضعیت هر پروژه ارائه می‌دهد.
3.مشخص کنید که چه کسی رهبر پروژه خواهد بود
همکاری بین تیمی به این معنی است که چندین بخش با هم کار میکنند، در نتیجه چندین رهبر برای کسب رتبه برتر می جنگند. این مهم است که هر رهبر و هر تیم بدانند که چه تصمیماتی را می توانند به تنهایی بگیرند و باید به چه کسانی گزارش دهند.
دستورالعمل‌های رهبری را از همان ابتدا ایجاد کنید که به تیم‌ها کمک می‌کند بدانند به چه کسی باید مراجعه کنند و چگونه می‌توانند با افراد مسئول ارتباط برقرار کنند. این امر هرگونه سردرگمی را که ممکن است زمانی که دو رهبر نظرات متفاوتی دارند، برطرف می کند.
در دنیای تجارت مدرن، هیچ چیز مهم تر از رشد نیست. حتی شرکت‌های قدرتمند قدیمی نیز بر اساس نرخ رشد سه ماهه ارزیابی می‌شوند و شکست در رشد می تواند فاجعه بار باشد.
اما برای شرکت‌های جوان‌تر، به‌ویژه استارت‌آپ‌ها، مقیاس پذیری یا اسکیل آپ به همان اندازه اهمیت دارد.
4.کتاب های راهنما و اسناد پشتیبانی ایجاد کنید
همکاری بین تیمی بیش از هر چیز یک تجربه یادگیری است؛ برخی چیزها کار خواهند کرد، و برخی دیگر سخت جلو می روند. همانطور که از تجربیات گذشته خود استفاده می کنید، یک کتاب راهنما یا اسناد پشتیبانی ایجاد کنید که به اعضای تیم کمک می کند تا نقش خود را در اکوسیستم گسترده تر، درک کنند.
سعی کنید مطمئن شوید که جزئیات کاملی در مورد آنچه که برای همکاری موثر باید اتفاق بیفتد، در اختیار دارید. به عنوان مثال، کتاب راهنمای همکاری شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:
گردش کار برای هر بخش
روشهای عملیاتی استاندارد
جدول زمانی پروژه
فهرستی از وابستگی های کار و اینکه چه کسی مسئول است
جایی که اسناد ذخیره خواهد شد
تیم ها از کدام کانال ها برای برقراری ارتباط استفاده خواهند کرد
پایان اهداف برای هر تیم
شما حتی می توانید به اعضای تیم اجازه دهید تا بینش خود را برای یک نتیجه نهایی مشترک به کتاب راهنما اضافه کنند. این به همه افراد درگیر کمک می کند تا از یکدیگر یاد بگیرند و تجربیات منحصر به فرد خود را به اشتراک بگذارند.
تیم ها اغلب به سیستم های اسناد داخلی به عنوان “منشور تیم” اشاره می کنند. این سندی است که به افراد این امکان را می دهد که ارزش ها و اهداف یک تیم یا پروژه را در یک مکان واحد و مشترک درک کنند. منشورهای تیم، هم برای ارتباطات و هم برای شفافیت در یک سازمان مفید هستند.
فراهم کردن دسترسی به اسناد، همکاری بین تیمی موثر و اجرای پروژه های آینده را برای تیم ها بسیار آسان می کند. حتی اگر قبلاً با هم کار نکرده باشند، دسترسی به مرکز اسناد می تواند پاسخگوی سوالات، قبل از مطرح شدن باشد.
5.یک روش ارتباطی واحد را انتخاب کنید
همه ما تجربه مواجه با ایمیل های بی پایان را داریم که اطلاعات مهم در زیر ایمیل های آشنایی و پیگیری مدفون می شود. با اجرای یک روش ارتباطی متمرکز که همه تیم ها با استفاده از آن احساس راحتی میکنند از این امر اجتناب کنید.
اگر قرار است تیم ها به طور مکرر با یکدیگر همکاری کنند، باید شکل محکمی از ارتباط وجود داشته باشد که همه همیشه از آن استفاده کنند. یکپارچگی در ارتباطات، کلیدی است و اگر تیم ها از چندین منبع مختلف برای برقراری ارتباط استفاده کنند، می تواند پروژه را بسیار پیچیده تر از آنچه لازم است کند.
ارتباط، برای همکاری بین تیمی موفق، بسیار مهم است وپرورش فضایی برای گفتگو می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. ممکن است در حال حاضر از چت ویدیویی ارتباطی گروهی مانند Google Hangouts استفاده کرده باشید، اما ابزارهای دیگری را نیز برای ارتباطات بهتر بررسی کنید.
6.به تیم ها منابعی که برای پیشرفت نیاز دارند را بدهید
موفقیت هیچ پروژه ای از همان ابتدا تضمین نمی شود، دردسرهای فزاینده، تنگناها و اهداف برآورده نشده وجود خواهند داشت. با این حال، همه اینها بخشی از تجربه یادگیری است.
برای همکاری بین تیمی موفق و نتیجه نهایی مثبت، به تیم‌های خود زمان و منابع لازم را برای بررسی ایده‌ها بدهید، به آنها اجازه دهید تکنیک‌ها و روش‌ها را آزمایش کنند و صد البته اجازه دهید شکست بخورند.
داشتن منابعی که برای طوفان فکری و خلاقیت نیاز دارند به این معنی است که تیم ها می توانند همه پایه ها را پوشش دهند، اجرای اولین ایده آسان است، اما همیشه بهترین گزینه نیست و رسیدن به هدف نهایی نیاز به آزمایش و تکرار دارد.
سخن آخر:
به طور کلی، همکاری بین تیمی یک عنصر ضروری برای یک سازمان منسجم یکپارچه است و می تواند به سازمان ها کمک کند تا با از بین بردن موانع بین تیم ها و ترویج به اشتراک گذاری اطلاعات و دانش، به پتانسیل کامل خود دست یابند. در نتیجه مدیران باید به دنبال تقویت هر چه بیشتر آن باشند.
