چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم؟ مهارت های مدیریت زمان
یادگیری نحوه مدیریت زمان به صورت موثر، شما را قادر می سازد تا به ضرب الاجل ها برسید، ایده های جدید را کشف کنید و یک تعادل سالم بین کار و زندگی پیدا کنید.اگر احساس می کنید تحت فشار هستید و بیش از حد کار می کنید، یادگیری چند ابزار مدیریت زمان ممکن است به کاهش استرس و برنامه ریزی برای رسیدن به اهدافتان کمک کند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، فرآیند برنامه ریزی و سازماندهی میزان زمانی است که به فعالیت ها، وظایف یا پروژه های خاص اختصاص می دهید تا بهره وری، کارایی و موفقیت را به حداکثر برسانید. این یک مهارت مهم است که به افراد اجازه می دهد از روز خود، بهترین استفاده را ببرند و در زمان محدودی که دارند به اهداف خود برسند.
از سوی دیگر، مدیریت زمان فقط به این معنا نیست که سعی کنید تا جایی که میتوانید وظایف مختلف را در یک روز انجام دهید، یا از هر دقیقه از وقت خود به طور مؤثر استفاده کنید، همچنین این نیست که در برنامه خود خیلی سفت و سخت یا انعطاف ناپذیر باشید، یا سلامت و رفاه خود را قربانی کنید تا کارهای بیشتری انجام دهید.
هیچ راه حل یکسانی برای مدیریت زمان وجود ندارد. چیزی که برای یک فرد جواب می دهد ممکن است برای دیگری جواب ندهد، بنابراین یافتن یک استراتژی مدیریت زمان متناسب با نیازها و شرایط خاص شما، بسیار مهم است.
تا زمانی که نتوانیم زمان را مدیریت کنیم، هیچ چیز دیگری را نمی توانیم مدیریت کنیم. – پیتر اف دراکر
در ادامه به 10 مورد از کارهایی که میتواند منجر به تقویت مهارت مدیریت زمان شود، می پردازیم:
1. اولویت بندی کنید
برای مدیریت زمان موثر، باید تصمیم بگیرید که وظایف خود را به چه ترتیبی انجام دهید. مرور برنامه روزانه خود و برچسب زدن به لیست کارهایتان بر اساس اینکه آیا کارها فوری هستند و یا مهم ؟ اهمیت دارد.
درک تفاوت کلیدی بین وظایف “فوری” و “مهم” اهمیت دارد. کارهای فوری کارهایی هستند که باید در اسرع وقت آنها را به پایان برسانید، در حالی که کارهای مهم، آنهایی هستند که اهمیت دارند و انجام ندادن آنها ممکن است منجر به عواقب منفی شود، اما در زمان انجام آنها، انعطاف بیشتری وجود دارد.
به عنوان مثال، گرفتن نسخه خود از داروخانه یک کار مهم است زیرا احتمالاً به دارو نیاز دارید، با این حال، ممکن است در چند روز آینده، برای دریافت نسخه آزادی داشته باشید اما اگر منتظر یک تماس تلفنی مهم هستید پاسخ به آن تماس تلفنی، یک کار فوری است زیرا این وظیفه ای است که توجه فوری شما را می طلبد.
نوع دیگری از استراتژی برای اولویت بندی، اولویت بندی بر اساس میزان انرژی مورد نیاز برای یک کار و سطح انرژی شما در طول روز است.
سطح انرژی و تمرکز ما در نوسان است. بنابراین، وقتی انرژی ما ناپایدار باشد، توانایی ما برای مدیریت زمان آسیب خواهد دید. برنامه ریزی یک سری اقدامات پر انرژی، مانند نوشتن پروپوزال و ایده پردازی، ممکن است روی کاغذ جذاب به نظر برسد، اما آیا پایدار است؟
برای اولویت بندی موثر، انرژی ذهنی مورد نیاز برای کارها و همچنین محدودیت های زمانی را در نظر بگیرید تا تمام انرژی خود را تخلیه نکنید و بی ثمر نشوید.
2. اهداف را هوشمندانه تر SMARTer) ( تعیین کنید
هدف SMART تر نه تنها خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان است، بلکه به شما کمک می‌کند تا درک کنید که چرا در وهله اول این هدف را می‌خواهید. در نتیجه، تعیین اهداف هوشمندتر می تواند به شما کمک کند تا روی کارهایی که برایتان مهم هستند تمرکز کنید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید. شما حتی می توانید پیشرفت خود را دنبال کنید و با تقسیم اهداف به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تر، انگیزه خود را حفظ کنید.
به طور کلی تعیین اهداف می تواند به شما در سازماندهی لیست کارها و تعیین اولویت کارهایتان کمک کند. اگر برای پایان هر هفته یا ماه، هدفی تعیین کرده‌اید، میتوانید لیست اولویت‌ها را به‌طور خاص برای هر هدف ایجاد کنید. این می تواند احساس استرس یا غرق بودن را هنگام کار برای رسیدن به اهداف بزرگتر کاهش دهد.
3. برنامه ریزی
یکی از کلیدی ترین نکات در مدیریت زمان، برنامه ریزی است. نوشتن برنامه می تواند به شما یک ایده واقع بینانه از مدت زمان اختصاص دادن به وظایف مختلف بدهد؛ به عنوان مثال، ممکن است در یک روز کاری استاندارد 8 ساعت فرصت دارید تا پنج وظیفه روزانه خود را بر اساس پروژه انجام دهید. فرض کنید پس از آن برنامه خود را یادداشت کرده اید و می بینید که یک جلسه ناهار یک ساعته، یک جلسه داخلی 30 دقیقه ای در طبقه ای دیگر دارید، و باید 30 دقیقه زودتر بروید تا بچه های خود را از مدرسه ببرید. وقتی این را می نویسید، می بینید که در واقع شش ساعت خارج از جلسات دارید.
با نوشتن برنامه خود، بهتر می توانید برای هر کار زمان اختصاص دهید و برای روز خود برنامه ریزی معقولی داشته باشید. همچنین می تواند به آزادسازی فضای ذهنی و کاهش استرس کمک کند، برنامه ریزی وظایف تضمین می کند که کارها به موقع انجام می شوند.
زمان‌بندی کارها همچنین به جلوگیری از به تعویق انداختن کمک می‌کند، زیرا احتمال بیشتری وجود دارد که کارها را زمانی که برنامه‌ریزی شده است، شروع کرده و تکمیل کنید.
4. وظایف را محول کنید
تفویض وظایف یک تکنیک موثر مدیریت زمان است که مستلزم واگذاری وظایف به دیگرانی است که قادر به تکمیل آنها هستند. تفویض اختیار به این معنا نیست که شما از مسئولیت خود دوری می کنید. در عوض، به این معنی است که می دانید چگونه وظایف خود را به درستی مدیریت کنید و از اهرم استفاده کنید.
تفویض اختیار به شما این امکان را می‌دهد تا با آزاد کردن زمان برای کارهای مهم دیگر، روی فعالیت‌های با اولویت بالاتر تمرکز کنید. شما می توانید با تفویض وظایف، حجم کاری خود را کاهش دهید، استرس را کاهش دهید و بهره وری را افزایش دهید.
5. تعیین حد و مرز و "نه" گفتن
اگر سرپرست یا همکارتان از شما می‌خواهد تا کاری را به پایان برسانید و شما وقت ندارید، تمرین کنید که قاطعانه در مورد ظرفیت کاری و حجم کاری فعلی خود صادق باشید. به عهده گرفتن مسئولیت های بیش از حد می تواند ما را از تکمیل کارهای مهم باز دارد.
بسیاری نگرانند که نه گفتن آنها را خودخواه جلوه دهد، اما این یکی از موثرترین راه‌ها برای مراقبت از خود و وقتتان است. وقتی به این موضوع رسیدگی می‌کنید، متوجه می‌شوید که انرژی بیشتری برای اختصاص دادن به چیزهای مهمی دارید که اطرافیانتان در نهایت از آنها قدردانی میکنند.
اگر احساس می کنید در حال حاضر کار زیادی در برنامه خود دارید، مودبانه کارهای جدید را رد کنید. همچنین، قبل از موافقت با انجام کارهای اضافی، فهرست کارهای خود را مرور کنید.
6. اتوماسیون
تعداد زیادی فناوری برای خودکار سازی وظایف رایج در محل کار وجود دارند؛ بسته به حرفه شما، استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، نرم‌افزار منابع انسانی، قالب‌های ایمیل یا نرم‌افزار زمان‌بندی، ممکن است بتواند به ساده‌سازی حجم کاری شما کمک کند و در نتیجه به شما در مدیریت زمان یاری برساند.
7. تمرکز کنید
ایجاد یک فضای کاری سازماندهی شده می تواند به شما کمک کند روی تکالیف خود تمرکز کنید و از اتلاف وقت برای حواس پرتی جلوگیری کنید. برای کار مولد، مطمئن شوید که میتوانید مواد مورد نیاز را پیدا کنید، مکانی که هیچ‌کس مزاحم شما نشود و یک فضای راحت.
به جای تلاش برای تکمیل چندین کار در یک زمان(multi tasking) ، روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید. این ممکن است کیفیت کارهای انجام شده را بهبود بخشد و به شما امکان می دهد حواس پرتی را کاهش دهید.
موضوع تمرکز، بسیار موضوع پر اهمیت و گسترده ای است، در ادامه، مواردی که بیان می شود همچنان به بهبود وضعیت تمرکز شما و در نتیجه مدیریت زمان بهتر کمک می کند. کتاب های زیادی وجود دارند که در این زمینه کمک میکنند که یکی از بهترین ها، کتاب “کار عمیق” به نویسندگی کال نیوپورت است.
8. زمان های قدرتمند(Power Hour)
Power Hour یک تکنیک مدیریت زمان است که شامل اختصاص ساعاتی در روز برای تمرکز بر تکمیل مهمترین وظایف است. با تعیین مهمترین وظایف خود در روز و همچنین پربارترین ساعت خود شروع کنید. سپس در طول آن ساعت، تمام حواس‌پرتی‌ها را از بین ببرید و فقط روی کار خود تمرکز کنید. شما می توانید با تمرکز صرف بر روی وظایف خود به مدت یک ساعت، پیشرفت قابل توجهی داشته باشید و در زمان کمتری، کارهای بیشتری انجام دهید.
9. از عوامل حواس پرتی جلوگیری کنید
حواس پرتی یکی از بزرگترین قاتلان بهره وری است. حواس‌پرتی‌هایی مانند تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی می‌توانند تأثیر قابل‌توجهی بر توانایی شما برای متمرکز ماندن و تکمیل کارتان به موقع داشته باشند.
با جلوگیری از حواس پرتی، می توانید کار های خود را بهتر اولویت بندی کنید و زمان با کیفیت به آن اختصاص دهید. این ممکن است شامل خاموش کردن یا تنظیم تلفن در حالت هواپیما، غیرفعال کردن اعلان‌ها در رایانه یا کار در یک مکان آرام و بدون وقفه خارجی باشد.
10. ضرب الاجل تعیین کنید
تعیین ضرب‌الاجل‌ها حس فوریت را القا می‌کند و به شما امکان می‌دهد روی تکمیل یک کار یا پروژه در یک بازه زمانی خاص تمرکز کنید.
تعیین ضرب الاجل برای یک کار، همچنین می تواند شما را در تقسیم آن به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تر و ایجاد یک جدول زمانی برای تکمیل هر یک یاری کند.
مزایای مدیریت زمان خوب
به طور کلی، افرادی که مهارت های مدیریت زمان خوبی دارند، مزایای زیر را تجربه خواهند کرد:
سطوح پایین تر استرس
سطوح اضطراب پایین تر
بهبود شهرت در محل کار
تمرکز بهتر
بهره وری بیشتر
بهبود تصمیم گیری
دستیابی به اهداف
افزایش توانایی برای رعایت ضرب الاجل ها
بهبود کیفیت کار
تعادل کار و زندگی بهتر
افزایش اعتماد به نفس حرفه ای
وقت آزاد بیشتر
انرژی بیشتر برای فعالیت های شخصی
